5 erreurs que font les compagnies en milieu de travail numérique
Tout le monde parle de la transition vers un milieu de travail numérique. Faire correspondre celui-ci à votre vision n’est pas toujours facile. Découvrez les erreurs courantes que beaucoup d’entreprises font.
La pandémie est une réalité que les entreprises au Québec et à travers le monde partagent. Cela a nécessité des changements majeurs dans leur fonctionnement. Le statu quo consistant à faire travailler tout le monde au bureau n’avait plus de sens pour personne. De nombreuses organisations ont dû évoluer rapidement vers le travail à distance.
Au pire de la pandémie, on estime que 70% des travailleurs à temps plein travaillaient à domicile. Même que maintenant que la pandémie a atteint une nouvelle phase de déclin, le travail à distance est toujours une réalité. Parmi les employés interrogés, 92% d’entre-deux s’attendent à continuer de travailler à partir de leur domicile au moins 1 jour ou plus par semaine.
Cette transformation a obligé les entreprises à repenser les outils et les politiques qu’elles utilisent. Beaucoup ont également dû revoir complètement leur fonctionnement. Pour créer une équipe hybride, ils ont dû passer à un espace de travail numérique basé sur le cloud.
Cette transition a apporté de nouveaux avantages, tels que :
- Coûts réduits pour les employés et les employeurs
- Meilleure balance travail-vie personnelle pour les employés
- Meilleur moral
- Productivité égale ou supérieure
- Plus de flexibilité pour servir les clients
En revanche, la transition vers un lieu de travail numérique a aussi apporté des défis et des risques. Tels que :
- Réseaux et terminaux vulnérables
- Les employés se sentent déconnectés
- Problèmes de communication
- Difficulté à suivre la productivité et la responsabilité des employés
- Risque accru de violation de données
20% des compagnies ont connu une brèche de sécurité informatique pendant la pandémie en raison d’un employé en télétravail.
Surmonter les défis et récolter les bénéfices demande du temps et des efforts. Il faut aussi, souvent, l’aide d’un professionnel de l’informatique qualifié pour vous éviter des erreurs coûteuses.
Vous trouverez ci-dessous certaines des plus grosses erreurs des entreprises lors de la création d’un lieu de travail numérique. Pour les statistiques, nous avons fait référence au rapport State of the Digital Workplace d’IGLOO.
1. Mauvaise organisation des fichiers cloud
Lorsque le flux de travail des entreprises devient virtuel, les fichiers sont stockés dans un environnement accessible dans le cloud. Si ces environnements de stockage cloud ne sont pas bien organisés, cela devient rapidement un problème. Il peut être difficile pour les employés de trouver les fichiers dont ils ont besoin.
Environ 50% des employés ont évité de partager un document avec des collègues pour cette raison. Soit ils ne pouvaient pas trouver le document, soit ils pensaient que ce serait trop difficile à trouver. Il est à noter qu’il s’agit du pourcentage le plus élevé enregistré pour cette statistique dans le rapport IGLOO. Cela signifie que ce problème s’aggrave.
Voici quelques conseils pour rendre les fichiers de stockage cloud plus faciles à trouver :
- Gardez la structure des fichiers à plat (2-3 dossiers de profondeur)
- Créez une hiérarchie et une structure de nommage cohérentes
- Ne créez pas de dossier pour moins de 10 documents
- Archivez et supprimez les anciens fichiers tous les mois pour réduire l’encombrement
2. Laisser les télétravailleurs hors de la conversation
Personne n’aime entendre les gens commencer à parler de quelque chose lors d’une réunion et réaliser qu’ils n’en n’ont pas été informé. Ils ont raté un élément important de la conversation précédente. De nombreuses entreprises n’ont pas encore surmonté les défis de la communication en personne par rapport à la communication à distance.
En fait, près de 60% des travailleurs à distance déclarent passer à côté d’informations importantes. C’est parce que les collègues l’ont d’abord communiqué en personne. Il y a perte d’efficacité lorsque les employés de bureau prennent des décisions sans tenir compte de leurs collègues à distance.
Les directeurs et supérieurs doivent montrer la voie pour changer cette culture. Alors que les vieilles habitudes prennent du temps à changer, la façon de penser peut évoluer pour être plus inclusive dans le monde hybride.
3. Ne pas traiter l’utilisation non autorisée de l’application cloud
L’utilisation non autorisée d’applications cloud (également appelées Shadow IT) était déjà un problème avant la pandémie. Ce problème s’est aggravé lorsque les gens ont commencé à travailler de la maison, souvent sur leurs appareils personnels.
Plus de la moitié (57%) des employés utilisent au moins une application non autorisée dans leur flux de travail. Lorsque cela se produit, les organisations peuvent en souffrir de plusieurs façons.
Certains des risques du Shadow IT incluent :
- Fuite de données à partir d’applications non sécurisées
- Violation de la confidentialité des dates
- Redondances dans l’utilisation des applications qui augmentent les coûts
- Données d’entreprise non protégées par manque de visibilité
- Personne ne peut accéder aux données dans l’application non autorisée si l’employé quitte
4. Ne pas réaliser que « à distance » ne veux pas dire travailler de la maison
Les employés à distance ne travaillent pas toujours à leur domicile, connectés à leur propre Wi-Fi. Ils peuvent également travailler depuis des aéroports, des hôtels, de la maison d’un membre de la famille ou des cafés locaux.
Les entreprises qui ne protègent pas correctement les données de l’entreprise utilisées par les employés à distance peuvent être exposées à un risque de violation. Les réseaux publics sont connus pour permettre des attaques « man-in-the-middle ». C’est là qu’un pirate se connecte au même réseau public. Ensuite, à l’aide d’un logiciel, vous pouvez accéder aux transmissions de données des autres sur ce réseau.
Il est conseillé d’utiliser un VPN professionnel pour toutes les situations de travail à distance. Les VPN sont relativement peu coûteux et faciles à utiliser. L’employé active simplement l’application sur son appareil. L’application redirige ensuite leurs données via des serveurs sécurisés et cryptés.
5. Utiliser des outils de communication qui frustrent tout le monde
Les réunions virtuelles posent-elles des problèmes à votre équipe? Jusqu’à 85% des employés en télétravail déclarent avoir eu 1 à 2 réunions interrompues par la technologie. Il devient si difficile d’avoir une réunion virtuelle sans que quelqu’un ait un problème technique.
La communication est la base d’un lieu de travail numérique. Les appels vidéo, les appels audios et les chats efficaces basés sur le cloud dépendent d’une technologie efficace. Cela rend l’expérience fluide.
Ne vous précipitez pas pour utiliser n’importe quel outil de communication. Prenez votre temps et testez-les. Obtenez de l’aide pour optimiser les paramètres afin d’améliorer vos réunions virtuelles. De plus, assurez-vous que votre équipe à distance dispose d’outils pour favoriser les communications fluides. Cela inclus les casques, les ensembles de bureau VoIP, les webcams, etc.
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