Comment effectuer son budget informatique?

Cet article vous en apprendra davantage sur :

• L’importance d’un budget informatique
• La définition de ses priorités
• La structure d’un budget informatique
• La différence entre les OPEX et les CAPEX
• Des astuces pour réduire son budget informatique

À l’approche de la fin de l’année fiscale, votre budget annuel se conclut et c’en est un autre qui prendra effet pour l’année suivante. Vos experts comptables, ou vous-même, comme c’est le cas dans plusieurs PME, ferez un retour sur l’année précédente et en tirerez des conclusions.

Pour beaucoup d’entrepreneurs, une dépense qui surprend souvent est celle des TI. Que ce soit en raison d’une cyberattaque (https://pal-ti.ca/cyberattaques-definition-enjeux-pour-la-pme-et-attaques-les-plus-communes/), ou de matériel qui a dû être changé, cette section revêt souvent des dépenses imprévues qui vous font frémir.

Heureusement, vous n’êtes pas obligés de vivre ainsi. En effectuant adéquatement votre budget informatique, vous serez en mesure de mieux prévoir les dépenses à venir et éviter les frais imprévus.

Qu’est-ce qu’un budget informatique?

Comme un budget traditionnel, le budget informatique est un document de gestion qui vous permet de planifier vos dépenses en TI pour l’année fiscale à venir. Il s’agit d’un guide qui vous assistera dans l’atteinte de vos objectifs d’affaires tout en dressant un portrait global de vos dépenses et investissements en technologie.

Avant tout, classez vos priorités

Vos finances étant une ressource limitée, il vous est primordial de faire le tri dans vos priorités pour l’année à venir. Vous ne pouvez tout faire et vous devez en être conscient.

C’est pourquoi qu’avant même de se pencher sur leur budget informatique, nous recommandons à nos clients de rédiger leur plan directeur des TI. Il s’agit d’un document qui détaille la stratégie d’une organisation en matière de technologies de l’information sur les trois à cinq années à venir.

En sachant ainsi quelle voie emprunter à moyen terme, votre budget informatique sera beaucoup plus facile à rédiger et rejoindra votre stratégie d’affaires.

Comment structurer son budget informatique?

Votre budget TI sera divisé en deux grandes sections : les dépenses courantes et les dépenses de projets.

Les dépenses courantes

Les dépenses courantes incluent les dépenses reliées aux activités d’affaires normales. Sont généralement ensuite divisées en trois sous-sections les dépenses en personnel, en matériel et en logiciel.

N’oubliez pas d’inclure vos dépenses d’abonnement en logiciels SaaS et votre espace de stockage dans le cloud, qui sont bien souvent laissées de côté dans les budgets traditionnels.

Les dépenses de projets

Empruntant la même structure présentée précédemment, les dépenses de projets concernent les projets temporaires, tels que la migration d’un serveur ou la location de locaux temporaires.
Ils sont budgétés à la façon des dépenses opérationnelles, mais sont divisés et classés par projets de même nature. Ils incluent également les services d’entreprises en services TI ou des consultants informatiques qui vous assisteront dans la réalisation de ceux-ci.

Lorsque vous rédigez cette section, incluez également votre temps, qui constitue une ressource financière. Indiquez également les dates des projets, vous pourrez ainsi avoir un meilleur portrait de la situation et vous éviterez bien souvent de surcharger les premiers trimestres.

Budget informatique : OPEX vs CAPEX

Dans la rédaction de son budget informatique, il est également important de faire la distinction entre les dépenses opérationnelles, souvent appelées OPEX (operational expenses), et les dépenses en capitaux, que l’on appelle couramment CAPEX (capital expenses).

Il vous est recommandé de commencer avec les dépenses opérationnelles et de conclure avec les dépenses en capitaux. De plus, placez-les en ordre d’importance, puisque les dépenses les plus dispendieuses seront bien souvent celles que vous voudrez couper en dernier.

Une fois de plus, si votre plan directeur des TI a été effectué en bonne et due forme, cette étape devrait être relativement rapide.

N’oubliez pas le retour sur l’investissement

Tout bon budget informatique se penche sur le retour sur l’investissement, ou ROI (return on investment). Que le budget TI soit rédigé pour un supérieur ou pour vous-même, il est primordial de mesurer l’impact financier que cet investissement aura sur l’entreprise.

Il arrive que certaines dépenses ne soient que pour mettre à jour des logiciels sont le support prendra fin ce qui ne semble pas offrir de retour sur l’investissement, comme la transition de Windows 7 à Windows 10, par exemple. Toutefois, il vous est possible de mesurer le risque auquel vous vous exposez et les dépenses potentielles en soutien qui peuvent en découler.

Dans cette situation, c’est à vous de mesurer le risque auquel vous décidez de vous exposer.

Comment réduire intelligemment son budget informatique

Il existe plusieurs méthodes pour réduire le montant annuel de son budget informatique. En voici quelques-unes qui peuvent être utilisées par tout type d’entreprises.

Les logiciels open source

Les logiciels open source sont des logiciels qui sont en majorité gratuits et qui offrent des fonctions similaires aux logiciels traditionnels. Vous pouvez par exemple utiliser OpenOffice comme alternative à Office365 ou G Suite.

La virtualisation

La virtualisation, qui consiste à délocaliser des éléments que l’on retrouvait traditionnellement en entreprise, comporte de nombreux avantages. Rendue possible grâce aux solutions infonuagiques, vous pouvez ainsi utiliser de l’espace de stockage virtuel ou même éliminer votre serveur en interne.

La gestion de vos TI sera ainsi simplifiée et vous réaliserez des économies.

Optez pour de l’équipement usagé

Il existe de l’équipement reconditionné en très bonne qualité qui peut vous permettre d’économiser jusqu’à 70 % sur vos dépenses en matériel. En plus de constituer un bon argument financier, il s’agit d’une excellente façon de réduire son empreinte environnementale, d’autant plus si l’on considère que les déchets électroniques atteindront 12 millions de tonnes par année en 2020 selon la Commission européenne.

Nexxo peut vous aider à rédiger votre budget informatique

Nous sommes conscients que vous n’aimez probablement pas autant que nous budgéter des dépenses en informatique et c’est bien correct comme cela. Si vous avez des questions à propos de cet article ou si vous aimeriez avoir une aide externe pour vos TI, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes disponibles à toute heure de la journée, même la nuit.

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