Les TI au service du Paperless

Les entreprises qui adoptent le mouvement sans papier, aussi appelé mouvement paperless, sont de plus en plus nombreuses. En effet, une étude réalisée par Coleman Parkes démontre que 80 % des PME désirent réduire, voire même de supprimer totalement l’utilisation du papier au sein de leur organisation.

La quantité de papier utilisée dans le milieu professionnel gonfle sans cesse depuis les dernières années. En moyenne, un Canadien consomme environ 50 kilogrammes de papier par année, soit plus de 10 000 feuilles par an.

Il faut considérer le coût direct et indirect lié à l’utilisation et la gestion du papier. Lors du fonctionnement quotidien de votre entreprise, nombre de documents circulent. Il faut prendre le temps de retrouver l’information recherchée puis archiver le document après son usage. Il s’agit de temps et ressources investies dans des tâches annexes où le personnel ne se concentre pas sur les tâches importantes de son travail.

Quels sont les avantages à devenir paperless ?

• Réduction des coûts et de la consommation
• Gain en efficacité
• Amélioration de l’organisation interne de votre société
• Élimination du stockage physique de vos documents
• Sécurisation de vos informations
• Économies réalisées sur les infrastructures de stockage
• Amélioration de la communication au sain des différentes équipes

La perte d’information et de documents arrive plus souvent que l’on ne pense en milieu de travail. On note alors un ralentissement, voire une perte de productivité chez les employés.

À moins que tous les documents ne soient datés directement sur les feuilles, la création et la duplication de version différentes peuvent entraîner des erreurs d’incompréhension qui nuisent à la bonne communication entre les différents équipes.

Comment devenir une organisation sans papier ?

Effectuer la transition vers le paperless oblige à opter pour diverses solutions informatiques de stockage, de partage de données, de communication, etc. Il s’agit d’un changement qui devra être fait graduellement puisqu’il changera complètement vos méthodes de travail.

Il est donc capital d’impliquer tous vos employés dans ce processus et de les accompagner afin qu’ils s’approprient pleinement les nouveaux outils informatiques mis à leur disposition. Après tout, vous voulez investir dans des solutions qui seront utilisées par toute votre organisation. Il ne suffit que d’un seul réfractaire pour réduire à néant tous les efforts mis en ce sens.

Les outils informatiques qui favorisent le paperless

Les solutions d’archives électroniques de documents réduisent tout d’abord grandement l’accumulation de papier.

Des solutions peu coûteuses (voir gratuites) existent selon la taille de votre entreprise et de vos fichiers. Pouvant ainsi aller d’un simple compte Google Drive partagé à l’ensemble de votre équipe à des solutions plus complètes comme Office 365 ou G-suite.

Des solutions d’archivage plus avancées comme NetDocument ou iManage vous permettront de gérer pleinement tous vos documents virtuels au moyen d’une interface conviviale.

Google Agenda et Outlook vous aideront à organiser votre emploi du temps et à le partager à l’ensemble de vos collaborateurs.

Asana et Trello, des services informatiques de gestion de projet en nuage, vous permettront de suivre toutes les étapes de vos projets à l’interne.

Slack est également très populaire en entreprise comme outil de communication. De plus, vous n’aurez plus besoin de communiquer par courriel, méthode qui peut se transformer en véritable enfer lorsque les chaînes de messages deviennent interminables.

Si vous utilisez Office 365, Teams vous permet de regrouper tous ces outils sous une même plateforme qui augmentera l’efficacité de vos équipes.

Que faut il retenir du paperless et des TI ?

Chaque organisation est différente et possède ses processus bien à elle. Au-delà des outils que vous adopterez, il est important d’effectuer le changement graduellement et dans un climat inclusif. Consultez vos employés ou vos collègues et essayez de bien comprendre vos processus. Il existe une multitude de solutions et de combinaisons possibles qui vous permettront de vous détacher du papier.

En tant que consultants TI, Nexxo Solutions informatiques souhaite vous accompagner dans la réalisation de votre projet paperless. Nous sommes en mesure de vous assister avec la sélection et l’implantation de tous ces outils collaboratifs de gestion, d’organisation et de communication.

Afin de vous permettre d’exploiter au mieux ces nouvelles ressources, nous proposons également de la formation aux employés et un support 24/7 après la mise en place, car nous souhaitons offrir la meilleure expérience à nos clients.

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