5 façons intéressantes d’améliorer le mode de travail hybride avec Microsoft 365

« Mode de travail hybride » est le nouveau terme à la mode que vous entendrez dans les discussions en entreprise.  C’est le mélange d’avoir des employés  autant en télétravail qu’au bureau. C’est maintenant bien plus qu’un terme à la mode, c’est la réalité de nombreuses entreprises.  

Il y a eu un sondage auprès d’employés étant en mesure de travailler à distance. L’enquête a révélé qu’en février 2022, 42% d’entre eux travaillaient selon un horaire hybride, tandis que 39% étaient en télétravail à temps plein.  

La pandémie mondiale a entraîné la transition du mode de travail hybride. À Montréal comme ailleurs, cela a obligé les entreprises à fonctionner avec des équipes qui ne pouvaient plus se rendre au bureau en toute sécurité. Pendant ce temps, les employeurs et les employés ont fait l’expérience directe des avantages du travail hybride. 

Les avantages de ces équipes à distance comprenaient des économies de coûts pour les travailleurs et les employeurs. Cela a également permis aux entreprises de fonctionner de façon plus flexible. Un autre avantage était l’amélioration du moral des travailleurs.  

Un fait a surpris de nombreux employeurs qui craignaient que le télétravail ne réduise la productivité : le travail à distance a en fait augmenté la productivité des travailleurs dans bon nombre de circonstances.  

63% des entreprises à forte croissance utilisent une approche de travail hybride « productivité partout ».  

Pour que les équipes hybrides soient productives, elles doivent avoir les bons outils à disposition.

L’un des leaders dans ce domaine a été Microsoft. La société prévoit ajouter plusieurs mises à jour intéressantes cette année. Ceux-ci fourniront plus d’outils aux entreprises du Québec et du monde entier pour permettre à leurs équipes hybride d’optimiser leurs performances.   

Voici quelques façons d’utiliser Microsoft 365 que nous exploitons chez Nexxo pour optimiser la productivité en mode de travail hybride. Notez que certaines de ces fonctionnalités sont déjà disponibles et que d’autres devraient sortir plus tard cette année.  

Microsoft Teams et fonctionnalités étendues 

 Microsoft Teams est bien plus qu’une application de messagerie d’équipe. L’application combine les meilleures fonctionnalités des réunions vidéo virtuelles et des canaux de messagerie. Il les rassemble dans une plate-forme sécurisé conçue pour être un hub de travail en ligne.  

 MS Teams continue d’évoluer depuis 5 ans. La compagnie continue sans cesse d’ajouter plus de fonctionnalités pour le télétravail. Certaines des mises à jour récentes des fonctionnalités incluent :  

• La possibilité de s’inscrire à un webinaire; 
• Modes « présentateurs » qui offrent une présence virtuelle plus professionnelle;  
• Sécurité accrue grâce à des fonctionnalités telles que des liens intelligents et des pièces-jointes intelligentes; 
• Un module complémentaire complet pour le système téléphonique VoIP d’entreprise; 
• L’ajout d’un composant « Métaverse », appelé Mesh for Teams;

Nouvelles options de réunion pour RSVP dans Outlook

L’un des défis, lorsque tout le monde ne travaille pas au même endroit, est de savoir quand « clock-in » et « clock-out », ainsi que de faire savoir à vos collègues quand vous êtes en télétravail ou au bureau.

 Pour aider les équipes de travail hybrides à mieux se coordonner, Outlook est en cours de mise à jour. Il permettra aux utilisateurs d’utiliser le RSVP aux réunions. Cela permettra aux membres de l’équipe de savoir qui assistera virtuellement ou en personne.   

Un meilleur cadrage pour des réunions plus engageantes 

 Une chose qui peut déconcentrer lors d’une réunion est l’image de fond de quelqu’un à la maison. Le positionnement de la caméra peut également être problématique. Une personne peut voir son visage occuper 80% de l’écran vidéo, tandis qu’un autre peut ne prendre que 20% parce qu’il est assis plus loin de la caméra de son ordinateur.  

Une nouvelle caméra intelligente, Surface Hub 2S, permettra un meilleur cadrage du visage. Cela aura un impact lorsque les gens se rencontreront virtuellement dans Microsoft Teams. Les fonctionnalités incluent l’ajustement de la vue de la pièce afin que les visages des personnes soient plus clairs, en plus d’avoir un dimensionnement plus cohérent.  

 L’affichage vidéo s’ajustera également automatiquement lorsque les personnes rejoindront ou quitteront une salle physique.  

Obtenez un meilleur contrôle de votre vidéo en utilisant PowerPoint pour présenter

 Les gens partagent souvent un écran lors d’un appel vidéo et partagent aussi des présentations PowerPoint. Il peut être difficile de garder tout le monde aussi engagé que lorsque vous présentez en personne.

Par exemple, en personne, vous pouvez maintenir un contact visuel. Les gens peuvent clairement voir vos expressions faciales lorsque vous mettez l’accent sur diverses choses. Ce n’est pas toujours le cas lors d’une présentation virtuelle. L’application peut aussi pousser votre flux vidéo dans une petite boîte.

Il y a une nouvelle fonctionnalité à venir pour Teams appelée « Cameo ». Il vous permettra d’intégrer, de manière transparente, PowerPoint aux équipes MS. Vous pouvez décider exactement comment vous voulez que votre flux vidéo apparaisse par rapport à votre présentation.

Il y a un autre ajout qui se nomme : « Recording Studio ». Cette nouvelle fonctionnalité pour PowerPoint vous permet d’enregistrer des vidéos à la demande de qualité professionnelle. Vous pouvez le faire directement dans l’application.

Obtenir de l’aide pour vos compétences de présentation

 Microsoft a versé de nombreuses capacités d’IA dans Microsoft 365 au cours des dernières années. L’un de ceux qui vous aidera bientôt à offrir de meilleures présentations virtuelles est : « Speaker Coach ».

Il s’agit d’un coach personnalisé. Cela pourra vous aider à perfectionner vos compétences de présentation. Il vous aidera à vous adapter à la différence entre présenter physiquement et virtuellement.

Certains des commentaires qu’il peut fournir incluent :

• Utilisation d’un langage répétitif;
• Utilisation de mots de remplissage;
• Rythme d’élocution;
• Pause pour la saisie;
• Intonation;
• Tonalité sonore;
• Et plus;

Demandez-nous comment améliorer vos capacités de travail en mode hybride avec Microsoft 365

 Microsoft 365 a une tonne de fonctionnalités utiles. Chez Nexxo, nous pensons qu’il est tout de même utile d’avoir un guide expert pour vous aider à naviguer à travers ces capacités. Contactez-nous dès aujourd’hui pour discuter sur la façon dont Microsoft 365 peut aider votre entreprise à se développer.

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À Propos de Nexxo

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