Budget informatique PME : coût par salarié

Pour une PME de services de 10 à 100 salariés, le matériel, les licences et le réseau coûtent en général entre 700 et 2 500 € HT par salarié et par an, soit 60 à 210 € par mois. Le bas de la fourchette correspond à une bureautique simple, le haut à des logiciels métier coûteux. S'y ajoute l'infogérance (support, sécurité, sauvegarde), dont le prix dépend du périmètre choisi.

C'est la question que se pose chaque DAF au moment de préparer le budget : combien faut-il prévoir, et ce montant est-il normal ? Beaucoup de PME n'en ont qu'une idée vague. Selon l'étude 2025 de Cybermalveillance.gouv.fr sur 588 entreprises de moins de 250 salariés, 18 % ne savent pas évaluer leur budget de sécurité informatique.

Ce guide vous donne une grille de référence poste par poste, un exemple chiffré pour une PME de 30 salariés, les dépenses nouvelles à prévoir pour 2027 et les règles comptables utiles. Tous les montants sont hors taxes.

Combien coûte l'informatique d'une PME par salarié ?

Le bon indicateur est le coût annuel par salarié équipé d'un poste. Il se compare d'une année sur l'autre et d'une entreprise à l'autre, contrairement au pourcentage du chiffre d'affaires, qui varie beaucoup selon le secteur.

Logiciels métier : 200 à 1 200 € ; Comptabilité, paie, CRM, ERP, logiciels sectoriels
Poste de travail : 250 à 400 € ; PC portable professionnel, écran et station d'accueil, répartis sur 4 ans
Réseau et télécom : 100 à 350 € ; Fibre professionnelle, pare-feu, Wi-Fi, téléphonie
Suite collaborative : 80 à 250 € ; Messagerie, bureautique, stockage (Microsoft 365 ou Google Workspace)
Projets et imprévus : 10 à 15 % du total ; Migrations, nouveaux logiciels, pannes matérielles
Total hors infogérance : 700 à 2 500 €, soit 60 à 210 € par mois
Infogérance, cybersécurité, sauvegarde : Selon le périmètre, sur devis ; Support, supervision, EDR, filtrage des e-mails, sauvegarde externalisée, souvent regroupés dans un forfait mensuel par poste

Ces fourchettes sont des estimations construites à partir des prix publics 2026. Elles ne comprennent ni l'infogérance, dont le prix dépend du nombre de postes, du niveau de service et des exigences de sécurité, ni le salaire d'un éventuel informaticien interne.

Trois facteurs vous placent dans le haut de la fourchette : des logiciels métier spécialisés (CAO, ERP industriel), plusieurs sites à relier, et des données sensibles (santé, finance, données clients en volume). À l'inverse, une équipe 100 % cloud sur un seul site reste dans le bas de la grille.

Les 8 postes du budget informatique, un par un

1. Infogérance et support

C'est souvent la première ligne du budget. La plupart des prestataires facturent un forfait mensuel par poste, plus prévisible qu'une facturation à l'heure. Avant de comparer deux devis, vérifiez ce qui est inclus : nombre d'interventions, délais garantis (SLA), supervision la nuit et le week-end, déplacements sur site. Notre article sur l'infogérance illimitée et proactive détaille ces points. Le modèle de contrat compte autant que le prix : nous comparons plus bas break-fix, banque d'heures et forfait illimité.

2. Logiciels métier

C'est le poste le plus variable. Un cabinet comptable, une PME industrielle avec un ERP et une agence commerciale avec un CRM n'ont pas les mêmes coûts. Listez chaque abonnement avec son nombre d'utilisateurs et sa date de renouvellement : c'est là que se cachent la plupart des licences payées et inutilisées.

3. Poste de travail

Un PC portable professionnel coûte en général 900 à 1 400 €, plus 200 à 300 € pour l'écran et la station d'accueil. Pour le budget, répartissez ce montant sur sa durée de vie réelle, 4 ans en moyenne, et non sur la durée d'amortissement comptable de 3 ans.

4. Réseau et télécom

Ce poste comprend les accès internet, le pare-feu, le Wi-Fi et la téléphonie. Il est en partie fixe : une PME de 10 salariés paie presque le même pare-feu qu'une PME de 40. Le coût par salarié baisse donc quand l'effectif augmente.

5. Suite collaborative

Chez Microsoft, les prix en euros estimés par Le Monde Informatique pour 2026 sont d'environ 6,50 € par mois pour Business Basic, 13,10 € pour Business Standard et 20,60 € pour Business Premium. Business Premium coûte plus cher, mais inclut la gestion des appareils et une protection avancée qui évitent d'acheter des outils de sécurité à part.

6. Cybersécurité

Le minimum en 2026 : un EDR sur chaque poste et serveur, la double authentification sur tous les comptes, le filtrage des e-mails et une sensibilisation des équipes au phishing. L'étude Cybermalveillance.gouv.fr 2025 montre que 77 % des petites entreprises qui connaissent leur budget y consacrent moins de 2 000 € par an. C'est souvent trop peu dès 10 salariés. Chez beaucoup de prestataires, ces protections sont incluses dans le forfait d'infogérance.

7. Sauvegarde

Microsoft 365 ne sauvegarde pas vos données au sens strict : il les rend disponibles. Une vraie sauvegarde garde une copie externalisée et isolée, dont la restauration est testée régulièrement. Demandez à votre prestataire la date du dernier test de restauration.

8. Projets et imprévus

Réservez 10 à 15 % du budget pour les projets (migration, nouvel outil) et les imprévus (disque qui lâche, recrutement non prévu). Sans cette réserve, chaque besoin devient une demande de budget exceptionnelle. Un schéma directeur informatique permet de planifier ces projets sur 3 ans.

Exemple chiffré : le budget informatique d'une PME de 30 salariés

Hors infogérance, une PME de services de 30 salariés sur un seul site dépense environ 42 000 € HT par an en matériel, licences et réseau, soit 1 400 € par salarié ou 117 € par mois. Avec 3 M€ de chiffre d'affaires, cela représente 1,4 % du CA.

Logiciels métier : Hypothèse : Comptabilité, paie et CRM : 500 € par utilisateur ; Coût annuel HT : 15 000 € ; Part du total : 36 %
Postes de travail : Hypothèse : 30 équipements à 1 300 €, renouvelés tous les 4 ans ; Coût annuel HT : 9 750 € ; Part du total : 23 %
Suite collaborative : Hypothèse : Microsoft 365 Business Premium à 20,60 € par mois ; Coût annuel HT : 7 416 € ; Part du total : 18 %
Réseau et télécom : Hypothèse : 2 accès fibre, pare-feu, Wi-Fi, téléphonie ; Coût annuel HT : 6 000 € ; Part du total : 14 %
Projets et imprévus : Hypothèse : 10 % des postes ci-dessus ; Coût annuel HT : 3 817 € ; Part du total : 9 %
Total hors infogérance : Coût annuel HT : 41 983 € ; Part du total : 100 %

Le forfait d'infogérance s'ajoute à ce total. Il couvre en général le support des utilisateurs, la supervision, la cybersécurité et la sauvegarde, et se chiffre selon le nombre de postes et le niveau de service.

Trois enseignements pour un DAF :

Les logiciels pèsent plus que le matériel. Logiciels métier et suite collaborative représentent plus de la moitié de ces dépenses, le matériel 23 %. Faire le tri dans les abonnements rapporte plus que négocier le prix des PC.
Plus des deux tiers du budget sont des abonnements. Une fois le parc stabilisé, l'informatique se pilote comme un abonnement : on peut la prévoir précisément, mois par mois.
La sécurité ne se négocie pas à la baisse. EDR, double authentification et sauvegarde testée sont souvent inclus dans le forfait d'infogérance. Vérifiez qu'ils y figurent avant de comparer deux offres.

Break-fix, banque d'heures ou infogérance illimitée : quel modèle choisir ?

L'infogérance est souvent la première ligne du budget : le modèle de contrat compte donc autant que le prix. Il en existe trois, et ils ne produisent pas le même résultat.

Break-fix (dépannage à la demande) : Comment vous payez : À chaque intervention, au tarif horaire ; Budget : Imprévisible ; Intérêt du prestataire : Plus il y a de pannes, plus il facture ; Prévention des pannes : Aucune
Banque d'heures : Comment vous payez : Un stock d'heures acheté d'avance, décompté à chaque demande ; Budget : Prévisible jusqu'à épuisement du stock ; Intérêt du prestataire : Que les heures soient consommées ; Prévention des pannes : Rare, car elle consomme des heures
Infogérance illimitée et proactive : Comment vous payez : Un forfait mensuel par poste, toutes les demandes incluses ; Budget : Fixe et connu à l'avance ; Intérêt du prestataire : Moins de pannes, donc moins de travail ; Prévention des pannes : Au cœur du contrat

Le break-fix paraît économique tant que tout fonctionne. Mais la facture arrive au pire moment, après la panne, et personne ne surveille le parc entre deux incidents.

La banque d'heures donne une impression de maîtrise. En pratique, chaque appel est décompté : les salariés hésitent à signaler les petits problèmes et le dirigeant arbitre entre consommer des heures et laisser traîner. Quand le stock est épuisé, il faut racheter, souvent en urgence.

L'infogérance illimitée renverse la logique. Le prestataire est payé le même prix que vous l'appeliez une ou cinquante fois : son intérêt est que rien ne tombe en panne. Il surveille donc postes, serveurs et réseau en continu, et intervient avant que l'incident ne bloque quelqu'un : disque presque plein, sauvegarde échouée, mise à jour de sécurité en attente.

Pourquoi le forfait illimité revient moins cher

Un budget fixe. Le DAF connaît le coût mensuel par salarié. Une embauche ou un départ se traduit simplement par un poste de plus ou de moins sur la facture.
Moins d'heures perdues. Si 30 salariés perdent chacun une heure par semaine à cause de l'informatique, cela fait 1 350 heures sur 45 semaines. À 35 € de coût horaire chargé, c'est 47 250 € par an. C'est le premier montant à mettre en face du coût d'un forfait.
Les petits problèmes sont traités. Sans compteur, les salariés signalent tout. Une lenteur réglée aujourd'hui n'est pas une panne demain.
La sécurité fait partie du service. Mises à jour, EDR, sauvegardes et tests de restauration sont inclus, au lieu d'être facturés à l'heure quand quelqu'un y pense.
Un partenaire qui anticipe. Le prestataire documente votre parc et prépare les renouvellements. C'est lui qui vous alerte sur Windows 10 ou Windows Server 2016, pas l'inverse.

C'est le modèle que propose Nexxo : un forfait mensuel par poste, avec support illimité sans compteur d'heures, supervision humaine 24/7 des postes, serveurs et réseau, cybersécurité incluse et interventions sur site quand la situation l'exige. Les accès, les mots de passe et la documentation restent votre propriété.

Quel que soit le prestataire, vérifiez avant de signer ce que couvre « illimité » : les demandes des utilisateurs, la supervision, la sécurité et les déplacements doivent être inclus. Les projets, le matériel et les licences restent en général facturés à part.

Budget informatique 2027 : les dépenses nouvelles à prévoir

Cinq échéances touchent le budget 2027 de la plupart des PME. Si vous reprenez simplement le budget 2026, vous les manquerez.

Hausse des prix Microsoft 365 : Au renouvellement de votre contrat depuis le 1er juillet 2026 ; Environ +17 % pour Business Basic, +12 % pour Business Standard, Business Premium inchangé
Windows 10 : 2e année de support étendu (ESU) : Du 14 octobre 2026 au 13 octobre 2027 ; 122 $ par poste, puis 244 $ la 3e année
Facturation électronique : émission obligatoire pour les PME : 1er septembre 2027 ; Abonnement à une plateforme agréée et paramétrage du logiciel comptable ou de l'ERP
Fin du support de Windows Server 2016 : 12 janvier 2027 ; Migration du serveur ou passage au cloud
Loi Résilience (transposition de NIS2) : En discussion au Parlement à l'automne 2026 ; Audit de conformité et mesures de sécurité si votre entreprise entre dans le champ

Windows 10. Le support gratuit a pris fin le 14 octobre 2025. Le programme de mises à jour de sécurité payantes (ESU) double de prix chaque année. Payer 366 $ sur deux ans pour prolonger un vieux PC finance près d'un tiers d'un poste neuf, sans rien améliorer. Mieux vaut budgéter le remplacement en 2027.

Facturation électronique. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. Les PME devront aussi les émettre au 1er septembre 2027 (calendrier détaillé). Prévoyez l'abonnement à la plateforme et quelques jours de paramétrage de vos outils.

Windows Server 2016. Son support étendu se termine le 12 janvier 2027. Un serveur sans mises à jour de sécurité est une porte d'entrée pour les rançongiciels. C'est souvent l'occasion de passer les fichiers partagés dans le cloud.

NIS2. La directive européenne vise surtout les entreprises d'au moins 50 salariés ou 10 M€ de chiffre d'affaires dans les secteurs listés. Sa transposition française, la loi Résilience, n'est pas encore adoptée. Vérifiez dès maintenant si vous êtes concerné, car les mesures demandent plusieurs mois.

Enfin, si vous envisagez l'IA générative, Microsoft 365 Copilot coûte environ 30 $ par utilisateur et par mois. Commencez par quelques licences sur un cas d'usage précis, comme le décrit notre guide de l'automatisation avec l'IA.

Investissement ou charge : le traitement comptable des dépenses informatiques

La plupart des dépenses informatiques d'une PME sont aujourd'hui des charges, car elles prennent la forme d'abonnements. Seuls le matériel et les logiciels achetés relèvent de l'investissement.

Matériel d'une valeur unitaire de 500 € HT ou moins : Peut être passé directement en charge (option)
Ordinateurs, serveurs au-delà de 500 € HT : Immobilisés, amortis en général sur 3 ans, en linéaire ou en dégressif
Logiciels achetés (licence perpétuelle) : Immobilisés, amortissement exceptionnel possible sur 12 mois
Abonnements SaaS (Microsoft 365, CRM, logiciel de paie) : Charges de l'exercice
Infogérance, maintenance, support : Charges de l'exercice
Location ou leasing de matériel : Loyers en charges, pas d'immobilisation

Le seuil de 500 € HT s'apprécie par unité, pas par facture : 10 écrans à 250 € peuvent être passés en charge (source).

Acheter ou louer ses ordinateurs ? L'achat coûte moins cher sur la durée si vous gardez vos postes 4 ou 5 ans. La location préserve la trésorerie, lisse la dépense et inclut souvent le renouvellement et la reprise des anciens postes. Elle se justifie surtout pour une entreprise en forte croissance ou qui renouvelle son parc tous les 3 ans.

Ces règles sont générales. Validez le traitement de vos dépenses avec votre expert-comptable.

6 façons de réduire son budget informatique sans augmenter le risque

Les économies les plus rapides viennent des abonnements, pas du matériel.

Supprimer les licences inutilisées. Comptes d'anciens salariés, doublons, abonnements souscrits pour un projet terminé : faites l'inventaire chaque trimestre. Il n'est pas rare d'y trouver 5 à 10 % de licences payées pour rien.
Adapter la licence au profil. Un collaborateur terrain qui lit ses e-mails sur mobile n'a pas besoin de la même licence qu'un commercial. Une licence de niveau Basic peut suffire pour certains postes.
Choisir l'engagement annuel. Chez Microsoft, un abonnement sans engagement coûte nettement plus cher qu'un abonnement annuel. Réservez le mensuel aux effectifs temporaires.
Standardiser le parc. Un ou deux modèles de PC au lieu de dix, c'est moins de pannes différentes, des pièces de rechange communes et un support plus rapide.
Passer à l'infogérance illimitée. Un forfait illimité par poste, plutôt qu'une banque d'heures, rend la dépense prévisible et incite le prestataire à prévenir les pannes plutôt qu'à les facturer.
Automatiser les tâches répétitives. Saisie de factures, relances, reporting : chaque heure gagnée réduit le coût réel de l'informatique, même si la ligne budgétaire ne baisse pas.

Ce qu'il ne faut pas couper : la sauvegarde, la double authentification et l'EDR. Ces trois postes coûtent peu au regard de l'enjeu : un rançongiciel peut bloquer l'activité pendant plusieurs semaines.

Les 5 indicateurs pour piloter le budget informatique

Cinq indicateurs suffisent pour suivre l'informatique en comité de direction, une fois par trimestre.

Coût informatique par salarié : Budget informatique annuel / effectif équipé ; Repère : 700 à 2 500 € HT hors infogérance, selon le profil
Licences actives / licences payées : Comptes utilisés le dernier mois / licences facturées ; Repère : proche de 100 %
Part des postes de plus de 5 ans : Postes de plus de 5 ans / total du parc ; Repère : moins de 10 %
Part du budget consacrée aux projets : Budget projets / budget total ; Repère : au moins 10 %, idéalement 15 à 30 %
Sauvegardes testées : Date du dernier test de restauration réussi ; Repère : moins de 3 mois

La part consacrée aux projets dit si l'informatique fait avancer l'entreprise ou se contente de faire tourner l'existant. Si elle tombe sous 10 %, vos outils vieillissent sans que personne ne le décide.

FAQ : budget informatique PME

Quel budget informatique pour une PME de 10 salariés ?

Hors infogérance, comptez entre 7 000 et 25 000 € HT par an pour le matériel, les licences et le réseau. Les petites structures se situent souvent dans le haut de la grille par salarié, car certains coûts sont fixes : pare-feu, serveur, accès internet professionnel.

Quel pourcentage du chiffre d'affaires consacrer à l'informatique ?

Il n'existe pas de bon ratio universel. Il dépend du secteur : une PME de services dépense plus en proportion qu'un négoce à forte marge brute. Le coût par salarié est un repère plus fiable pour se comparer.

Externaliser l'informatique coûte-t-il moins cher qu'un informaticien interne ?

En dessous de 50 salariés, presque toujours. Un technicien interne représente un coût employeur annuel de plusieurs dizaines de milliers d'euros, sans couvrir les absences ni toutes les compétences. Un forfait d'infogérance couvre ces compétences et ces absences pour un coût mensuel fixe par poste.

Banque d'heures ou forfait illimité : que choisir ?

Le forfait illimité, dès que vous avez plus de 5 à 10 postes. La banque d'heures limite les demandes au lieu de limiter les pannes. Le forfait rend le budget fixe et pousse le prestataire à prévenir les incidents plutôt qu'à les facturer.

Comment présenter le budget informatique en comité de direction ?

Séparez trois blocs : le fonctionnement courant (abonnements, support), le renouvellement du matériel et les projets. Pour chaque projet, indiquez le coût, le bénéfice attendu et le risque si on ne le fait pas.

Quand faut-il préparer le budget informatique ?

En octobre ou novembre, pour un exercice calqué sur l'année civile. Cela laisse le temps de recenser les dates de renouvellement des contrats et de demander des devis pour les projets de l'année suivante.

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Un budget informatique bien construit tient en une page : le coût par salarié, la répartition par poste, les échéances de l'année et une réserve pour les projets. Pour une PME de 30 salariés, il se situe autour de 1 400 € par salarié et par an, hors infogérance.

Nexxo Technologies accompagne les PME et ETI dans la gestion de leur informatique, depuis Cavaillon et Montréal. Notre infogérance illimitée et proactive vous donne un coût fixe par poste et une équipe qui prévient les pannes au lieu de les facturer. Nous pouvons aussi analyser vos dépenses actuelles, repérer les licences inutilisées et chiffrer vos échéances 2027.

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Budget informatique PME : combien prévoir par salarié en 2026 ?