Personnalisation des adresses courriels de mon entreprise: pourquoi et comment

La personnalisation des adresses courriels: un élément clé dans le renforcement de l’identité et de la crédibilité de votre entreprise. 

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Que vous ayez récemment lancé votre entreprise ou que vous soyez déjà bien établi, si vous lisez cet article c’est que vous questionnez sur la pertinence de la personnalisation de vos adresses courriels professionnelles.

La réponse à cette question est simple: oui, il est pertinent – voire même indispensable, de personnaliser les adresses courriels de votre petite entreprise. Découvrez donc les raisons et façons de sauter le pas.

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Pourquoi personnaliser le nom de domaine des adresses courriels de votre entreprise?  

1.  Crédibilité

Sans trop de surprise, la crédibilité de votre entreprise est un enjeu très important dans la personnalisation de vos adresses courriels.

En effet, avez-vous déjà reçu des courriels professionnels en provenance d’adresses gmail.com? Et si oui quelle a été votre première impression?
Vous avez probablement trouvé ça peu professionnel, eu le sentiment de recevoir un message personnel.

D’où l’importance de bien choisir le nom du domaine que vous allez utiliser pour vos adresses courriels. Il est nécessaire de choisir un nom qui renforce votre crédibilité auprès de vos interlocuteurs.

2.  Cohérence

En plus d’avoir un impact sur votre crédibilité, le nom de domaine utilisé pour les adresses courriels participe à renforcer votre identité de marque.

Car utiliser les codes de votre marque à travers toutes vos différentes plateformes et moyens de communications renforce la cohérence de votre identité en tant qu’entreprise.

3.  Identifiabilité 

Enfin, le nom de domaine associé à vos courriels permet également à vos interlocuteurs de vous identifier beaucoup plus facilement, l’adresse sera bien sûr également plus facile à mémoriser.

Car vous aurez choisi un format spécifique (par exemple nom.pré[email protected]), il sera de la même manière plus simple pour vos clients de trouver l’adresse des personnes qu’ils souhaitent contacter au sein de votre entreprise.

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Comment personnaliser le nom de domaine des adresses courriels de votre entreprise?  

1.  Acheter le domaine 

Si vous avez déjà un site web, vous avez déjà acheté votre domaine, passez donc directement à l’étape suivante!

Si vous n’avez pas encore de site web, vous n’avez probablement pas encore acheté votre domaine. Pour cela vous devrez choisir un fournisseur d’hébergement web tel que GoDaddy.com ou Rebel.ca.

NB: Dans cet article nous ne détaillerons pas comment choisir son fournisseur d’hébergement web, pour en savoir plus nous vous recommandons l’article par Hébergement Web Canada qui détaille bien cette aspect.

2.  Choisir son fournisseur courriel 

Une fois que vous avez votre domaine, vous aurez besoin de choisir votre fournisseur courriel. Pour cela vous avez énormément de choix, les deux plateformes les plus populaires étant GMail (Google) ou Office 365 (Microsoft).

Choisissez le fournisseur selon vos besoins et les plateformes que vous utilisez déjà au sein de votre entreprise. Notez qu’il existe également de nombreuses autres plateformes selon vos besoins spécifiques (budget, stockage, fonctionnalités spécifiques, sécurité).

Si vous avez besoin d’aide dans ce choix, PAL-T.I. se fera un plaisir de vous accompagner dans cette démarche.

3.  Configurer

Avant de les configurer nous vous recommandons de réfléchir à une formule que vous pourrez appliquer à toutes les adresses courriels à créer. C’est le cœur de la personnalisation de vos adresses courriels. Gardez en tête qu’elles doivent permettre d’identifier rapidement qui est son interlocuteur.

Par exemple: initialeduprénom.nomdefamille@monentreprise.com, qui donnerait a.dubonnet@monentreprise.com

Ou encore prénom.département@monentreprise.com, qui donnerait: alice.rh@monentreprise.com

Maintenant que vous avez votre domaine, votre hébergeur et la formule que vous allez utiliser, il ne vous reste plus qu’à configurer vos adresses courriels. Ce processus variera légèrement d’une plateforme à l’autre mais en voici les grandes lignes: 

1. Aller dans les Paramètres
2. Ajouter votre compte
3. Entrer vos informations (nom, domaine, entreprise…)
4. Valider la configuration pour les emails entrants et sortants

En résumé

Vous l’aurez compris, la personnalisation des adresses mails qui peut paraître anecdotique pour certains, est en réalité un élément clé dans le renforcement de l’identité et de la crédibilité de la marque.

Bien plus simple que ce que l’on pourrait penser, cette personnalisation est accessible à tous, PME ou grande entreprise. En quelques clics vos adresses courriels deviennent un véritable atout dans votre stratégie de communication.

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